शालेय अभिलेखे

शाळेने अंगीकरलेल्या कार्याचे स्वरूप, टप्पे, कार्याची विविध अंगे इत्यादी विवध बाबींच्या नोंदी करण्यासाठी शालेयदप्तराची आवश्यकता असते. त्या अनुषंगाने कार्यालयात विविध प्रकारच्या नोंदवह्या व दप्तरे ठेवावी लागतात. प्रत्येक कार्यालयालाशासकीय नियमानुसार व आदेशानुसार निरनिराळ्या नोंदवह्या ठेवणे क्रमप्राप्त आहे. कदरच्या नोंदवह्यांची कार्यालय प्रमुखांनी वर्षातून एकदा तरी तपासणी करून स्वाक्षरी करावी.

शालेय अभिलेख्याचे पुढील प्रकार पडतात –

१) विद्यार्थ्यांसंबंधी अभिलेखेदाखल खारीज रजिस्टर,पालकांचे प्रतिज्ञालेख रजिस्टर,जन्म प्रमाणपत्र फाईल,शाळा सोडल्याचे प्रमाणपत्र रजिस्टर,विद्यार्थी हजेरी रजिस्टर,टी.सी. फाईल,टी.सी. जावक रजिस्टर,निकाल रजिस्टर,बढती रजिस्टर,गळती रजिस्टर,मूल्यमापन नोंदवही,बि.पी.एल. विद्यार्थी रजिस्टर,अपंग विद्यार्थी रजिस्टर

२) शिक्षकांसंबंधी अभिलेखेशिक्षक हजेरी रजिस्टर,पगारपेड रजिस्टर,शिक्षक सुचना रजिस्टर,शिक्षक हलचल रजिस्टर,शिक्षक रजेचे रजिस्टर,शिक्षक रजा अर्ज फाईल,वार्षिक व मासिक नियोजन रजिस्टर,मासिक अभ्यासक्रम प्रगतिपत्रक रजि.,पाठ टाचण वही,पगारपत्रक फाईल,मुख्याध्यापकांचे लॉगबुक

३) आर्थिक अभिलेखेस.शि.अ. रोकड रजिस्टर,स.शि.अ. खर्चाची पावती फाईल,स.शि.अ. लेजर रजिस्टर,सादील रोकड रजिस्टर,सादील खर्चाची पावती फाईल,सादील लेजर रजिस्टर,बांधकाम खर्चाची पावती फाईल,बांधकाम रोकड रजिस्टर,बांधकाम लेजर रजिस्टर,शाळा सुधार फंड रोकड रजिस्टर,शाळा सुधार फंड खर्चाची पावती फाईल,धनादेश नोंद रजिस्टर

४) शासकीय योजना अभिलेखेमोफत पाठ्यपुस्तक वाटप रजिस्टर,मोफत गणवेश वाटप रजिस्टर,शालेय पोषण आहार रजिस्टर,उपस्थिती भत्ता वाटप रजिस्टर,उपस्थिती भत्ता देयके फाईल,अपंग शिष्यवृत्ती रजिस्टर,आदिवासी सुवर्ण महोत्सवी शिष्यवृत्ती रजिस्टर,दत्तक पालक योजना रजिस्टर

५) जडवस्तुसंग्रह अभिलेखे(डेडस्टॉक रजिस्टर)जंगम मालपुस्तिका,सामान्य मालपुस्तिका रजिस्टर

६) कार्यालयीन इतर अभिलेखेपालक संपर्क रजिस्टर,आरोग्य तपासणी रजिस्टर,आरोग्य तपासणी कार्ड फाईल,परीक्षा पेपर फाईल

अभिलेख जतन कालावधी

1. खालील अभिलेखे अ श्रेणीतील असून ते कायम ठेवावे लागतात.(01) सर्वसाधारण प्रवेश नोंदवही / जनरल रजिस्टर(02) फर्निचर, ग्रंथालय, प्रयोगशाळा साधनसामग्री इ. संग्रह नोंदवही(03) परिपत्रके, आदेश फाईल कायम(04) भविष्य निर्वाह निधी लेखा नोंदवही(05) मुख्याध्यापकाचे लॉगबुक

2. खालील अभिलेखे ब श्रेणीतील असून ते ३० वर्षापर्यंत  ठेवावे लागतात.(01) रोकड वही / खतावणी (सादील / वेतनेतर अनुदान)(02) कर्मचा-यांचे पगारपत्रक पावत्या, वेतनस्थिती (03) विवरण पत्र – लेखा परीक्षित विवरणपत्रासह निरीक्षण अहवाल(04) नेमणूक केलेल्या शिक्षकांकडून मिळालेली कार्यमुक्ती प्रमाणपत्र(05) रोकड वही / खतावणी (स.शि.अ.)(06) विद्यार्थी संचयी नोंदपत्रक(07) सेवा पुस्तिका कर्मचारी शाळेत काम करीत असेपर्यंत व नंतर 2 वर्षे

3.खालील अभिलेखे क-1 श्रेणीतील असून ते 10 वर्षापर्यंत ठेवावे लागतात.  (01) इतर शाळेकडून मिळालेली शाळा सोडल्याची प्रमाणपत्रे(02) शाळा सोडल्याचे दाखले(03) फी, पावतीपुस्तके / फी वसुली नोंदवही(04) आकस्मिक खर्च नोंदवही, बिले प्रमाणके(05) विद्यार्थी व कर्मचारी हजेरी पत्रके(06) वसतिगृह खोलीभाडे नोंदवही(07) महत्त्वाच्या स्वरूपाचा संकीर्ण पत्रव्यवहार(08) फी माफी व शिष्यवृत्तीसाठई केलेले अर्ज आणि विविध सवलती बिलांच्याकार्यालय प्रती(09) सातत्यपूर्ण सर्वंकष मूल्यमापन नोंद वही (वार्षिक नोंदी बाबत) 

4.खालील अभिलेखे क-2 श्रेणीतील असून ते 5 वर्षापर्यंत ठेवावे लागतात. (01) जमा खर्च दर्शविणारी खातेवही व सत्र फीसाठी वेगळी खातेवही (02) आवक-जावक नोंदवह्या व मुद्रांक (तिकिट) हिशोब(03) रोकडवही (शा. पो. आ.)(04) शाळा व्यवस्थापन समिती, शिक्षक पालक संघ / माता पालक संघ इतिवृत्त नोंदवही

5.खालील अभिलेखे ड श्रेणीतील असून ते 18 महिन्यापर्यंत ठेवावे लागतात. 

•              शालेय अभिलेखे जतन करावयाचा कालावधी

क्र     अभिलेखाचे नांव

1              जनरल रजिस्टर

2              डेडस्टॉक रजिस्टर

3              महत्वाची परिपत्रके व आदेश फार्इल

4              लॉगबुक

5              सशिअ कीर्द,खतावणी,हिशोब तपशिल कागदपत्रे

6              सादील कीर्द,खतावणी,हिशोब तपशिल कागदपत्रे

7              बटवडे पत्रक

8              वार्षिक तपासणी अहवाल

9              सांख्यिकी माहितीपत्रके

10           विद्यार्थी संचयी नोंदपत्रक

11           दाखले फार्इल

12           शाळा सोडल्याचा दाखला स्थलप्रत

13           मुलांची हजेरी

14           शिक्षक हजेरी

15           आवक–जावक कागदपत्र फार्इल

16           सातत्यपूर्ण सर्वकष मूल्यमापन नोंदवही

17           आवक बारनिशी

18           जावक बारनिशी

19           शाळा व्यवस्थापन समिती इतिवॄत्त नोंदवही

20           पालक शिक्षक संघ इतिवॄत्त नोंदवही

21           माता पालक संघ इतिवॄत्त नोंदवही

22           शालेय पोषण आहार फार्इल्स व हिशेब रजिस्टरे

23           मूल्यमापन निकालपत्रके व उत्तरपत्रिका

24           शिक्षकांचे किरकोळ रजेचे अर्ज

1)चार्ज देतेवेळी ताब्यात दिलेली विद्यार्थी संदर्भातील रजिस्टरे

क्र     रजिस्टरचे नांव

1              जनरल रजिस्टर

2              मुलांची हजेरी

3              शाळा सोडल्याचे दाखला रजिस्टर

4              शिष्यवॄत्ती वाटप रजिस्टर

5              उपस्थिती भत्ता वाटप रजिस्टर

6              अल्पसंख्यांक विद्यार्थी पालकांचा प्रोत्साहन भत्ता वाटप रजिस्टर

7              सातत्यपूर्ण सर्वकष मूल्यमापन नोंदवही

8              विद्यार्थी संचयी नोंदपत्रक

9              सा.फु.द.पा.शिष्यवॄत्ती(जि.प.) वाटप रजिस्टर

10           अल्पसंख्यांक विद्यार्थी शिष्यवॄत्ती वाटप रजिस्टर

11           समाजकल्याण गुणवत्ता शिष्यवॄत्ती वाटप रजिस्टर

12           अस्वच्छ कामगार पाल्यांची शिष्यवॄत्ती वाटप रजिस्टर

13           अपंग विद्यार्थी  शिष्यवॄत्ती वाटप रजिस्टर

14           मोफत गणवेश लेखन साहित्य वाटप रजिस्टर

15           मोफत पाठ्यपुस्तक व स्वाध्यायपुस्तिका वाटप रजिस्टर

16           सावित्रिबार्इ फुले शिष्यवॄत्ती(स.कल्याण) वाटप रजिस्टर

17           शालेय पोषण आहार दैनिक नोंदवह्मा

18           विद्यार्थी आरोग्य तपासणी रजिस्टर व शोधपत्रिका

19           शालेय मंत्रिमंडळ (बालसभा) रजिस्टर

20           विद्यार्थी वाचनालय रजिस्टर

21           विद्यार्थी उपस्थिती दैनिक गोषवारा रजिस्टर

2)चार्ज देतेवेळी ताब्यात दिलेली मुख्याध्यापक व शिक्षक संदर्भातील रजिस्टरे

क्र     रजिस्टरचे नांव

1              शिक्षक हजेरी

2              शैक्षणिक साहित्य नोंद रजिस्टर

3              ग्रंथालय पुस्तक देवघेव रजिस्टर

4              मुख्याध्यापक ला^गबुक

5              शिक्षक सूचना वही

6              शैक्षणिक साहित्य देवघेव रजिस्टर

7              शिक्षक प्रशिक्षण नोंद रजिस्टर

8              पटनोंदणी सर्वेक्षण रजिस्टर

9              पालक भेट रजिस्टर

10           परिपाठ नोंद वही

11           सहशालेय उपक्रम नोंद रजिस्टर

12           विद्युत उपकरण वापर रजिस्टर

13           ग्रंथालय नोंदवही

14           लेट मस्टर

15           खेळाच्या साहित्याची नोंदवही

16           शाळेला प्राप्त पारितोषिक नोंद रजिस्टर

17           नियतकालिक वितरण पत्रकाची नोंदवही

18           नेमणूक,बदली,रूजू अहवाल नोंदवही

19           भविष्य निर्वाह निधी नोंद रजिस्टर

20           आवक रजिस्टर

21           जावक रजिस्टर

22           शाळा व्यवस्थापन समिती इतिवॄत्त रजिस्टर

23           शिक्षक पालक संघ इतिवॄत्त रजिस्टर

2)चार्ज देतेवेळी ताब्यात दिलेली मुख्याध्यापक व शिक्षक संदर्भातील रजिस्टरे

क्र     रजिस्टरचे नांव

26           माता पालक संघ इतिवॄत्त रजिस्टर

27           पदभार देवघेव रजिस्टर

28           शाळा विकास आराखडा

29           जिल्हा शैक्षणिक माहिती प्रणाली

30           हालचाल रजिस्टर

31           अभिप्राय रजिस्टर(अ)

32           अभिप्राय रजिस्टर(ब)

33           शिक्षक/मुख्याध्यापक संचिका

34           शिक्षक सहविचार सभा रजिस्टर

35           अल्पभाषिक रजिस्टर

36           सांस्कॄतिक कार्यक्रम नोंद रजिस्टर

37           केंद्रप्रमुख सूचना वही

38           मुख्याध्यापक सूचना वही

39           केंद्रसंमेलन इतिवॄत्त रजिस्टर

40           परिक्षा नियोजन रजिस्टर

41           अतिरिक्त पूरक मार्गदर्शन रजिस्टर

42           दारिद्रयरेषेखालिल मुलांचे रजिस्टर

43           सामुदायिक काम नोंद रजिस्टर

44           शालेय कामकाज नियोजन रजिस्टर

45           स्थावर मालमत्ता रजिस्टर

46           दूरध्वनी,फॅक्स,संदेश रजिस्टर

47           शालेय पोषण आहार कामगार हजेरी

48           सातत्यपूर्ण सर्वकष मूल्यमापन प्रश्नपेढी

49           गळती रजिस्टर

50           आर्थिक जमाखर्च अभिलेखे

3)चार्ज देतेवेळी ताब्यात दिलेल्या शालेय फार्इल्स

क्र     फार्इलचे नांव

1              विद्यार्थी प्रगतीपत्रक

2              शिक्षक माहिती फार्इल

3              शिक्षक रजा फार्इल

4              आयकर विवरणपत्र फार्इल

5              माहिती अधिकार फार्इल

6              वार्षिक तपासणी फार्इल

7              शासकीय आदेश/परिपत्रक फार्इल

8              मासिक अहवाल फार्इल(मासिक पत्रक,शिक्षक माहिती व संकलित अहवाल)

9              अल्पबचत फार्इल

10           शैक्षणिक उठाव फार्इल

11           वॄक्षारोपण अहवाल फार्इल

12           उपस्थिती भत्ता फार्इल

13           शालेय पोषण आहार मागणीपत्रक फार्इल

14           शालेय पोषण आहार पावत्या फार्इल

15           सा.फु.द.पा.योजना फार्इल – दात्यांच्या नावांसह

16           शिष्यवॄत्ती फार्इल

17           इमारत विषयक कागदपत्र फार्इल

18           निर्लेखित साहित्य यादी फार्इल

19           वैद्यकिय तपासणी अहवाल

20           स्थलप्रत कागदपत्र फार्इल

21           पटनोंदणी अहवाल फार्इल

22           शाळाबाह्म परिक्षा फार्इल

23           सशिअ अनुदान परिपत्रक फार्इल

24           स्वच्छता अभियान

25           माझी समॄद्ध शाळा 300 गुण मूल्यमापन फार्इल

26           गुणवत्ता विकास प्रपत्रे फार्इल

27           गुणवत्ता विकास 200 गुण स्वयंमूल्यमापन फार्इल

(01)         ड सर्व वर्गांच्या मूल्यमापन उत्तरपत्रिका (विद्यार्थ्यांना परत न करावयाच्या)